Leads del sitio en el correo, WhatsApp y CRM: cómo configurar la recepción para no perder ninguno

Un lead del que te enteras un día después cuesta lo mismo que uno al que respondiste en un minuto, pero se convierte en venta con menos frecuencia. Por eso la recepción de los leads del sitio —tus clientes potenciales— se configura antes de lanzar la publicidad y con el principio de «dos canales como mínimo»: uno para la velocidad y otro para el historial. En LeadForms todos los canales se conectan en el mismo lugar —quiz → «Ajustes» → «Integraciones»— y cada lead sale de inmediato por todos los que estén activos, con las respuestas a las preguntas y los datos de contacto. Abajo está el orden real para configurar el correo, la mensajería, Kommo, Bitrix24 y los webhooks, y al final el esquema con el que no se pierde nada.

Leads del sitio al correo: configuración y prueba

El mensaje llega en cuanto la persona envía el formulario; dentro vienen todas las respuestas a las preguntas y los datos que dejó. La configuración toma un par de minutos.

1. Abre el quiz → «Ajustes» → «Integraciones» → tarjeta Email → «Conectar».
2. Arriba de la ventana está el correo de tu cuenta con la casilla «Enviar los leads por correo a». Márcala si quieres los mensajes en esa dirección.
3. En el campo «Correos adicionales» escribe una dirección y pulsa «Agregar». Repítelo con cada destinatario: el vendedor, el responsable, el buzón común del área.

Los leads salen a todas las direcciones de la lista; para que alguien deje de recibirlos, borra su dirección y al resto no le afecta. Si los mensajes no llegan, revisa en este orden: la carpeta de spam (los proveedores a veces dejan ahí los primeros correos, márcalos como «no es spam»); una errata en la dirección; la sección «Leads e informes» del panel, porque si el lead está ahí pero el correo no llegó, el problema es del correo y no del quiz; el servidor corporativo que filtra a los remitentes externos, así que agrega un buzón normal y compara. La versión completa está en la guía de avisos al correo.

El correo es el canal del historial: los mensajes se buscan, se reenvían y se guardan por años. Como único canal funciona mal, porque un correo se pasa por alto fácilmente entre todos los demás.

Leads del sitio en WhatsApp y Telegram: conexión en un minuto

La mensajería es el canal de la velocidad: el aviso llega al celular en el momento en que se envía el formulario y no hace falta tener el panel abierto. LeadForms manda los leads tanto a WhatsApp como a Telegram, y las dos tarjetas están en la misma pestaña «Integraciones», sin programador. Telegram se conecta en menos de un minuto porque LeadForms tiene su propio bot: no se necesitan tokens ni crear un bot aparte.

1. Abre el quiz → «Ajustes» → «Integraciones» → tarjeta Telegram → «Conectar».
2. Pulsa «Abrir Telegram»: se abre el chat con el bot de LeadForms. Ahí pulsa «Start».
3. En la ventana de ajustes aparecerá «Esperando conexión…»; el estado se actualiza solo y no hace falta cerrar la ventana.

A partir de ahí cada lead llega a ese chat con las respuestas y los datos de contacto. Los detalles están en la guía de avisos en Telegram. La limitación de la mensajería está en lo mismo que su fuerza: los mensajes del chat se van hacia arriba rápido, y una semana después encontrar un lead concreto cuesta más que en el correo o en el CRM.

CRM: leads del sitio en Kommo

Cuando hay más leads de los que le caben en la cabeza a un vendedor, hace falta un CRM: ahí cada lead tiene estado, responsable e historial. La integración con Kommo (antes amoCRM) se conecta por autorización, sin claves ni webhooks.

1. Quiz → «Ajustes» → «Integraciones» → tarjeta de Kommo → «Conectar» y después «Instalar la integración».
2. En la ventana emergente elige tu cuenta de Kommo y pulsa «Permitir». Aparecerá el mensaje de conexión establecida.
3. Configura cómo se crean las oportunidades. Todos los campos son opcionales: sin tocar nada, la oportunidad se crea con las reglas por defecto de Kommo.

Lo que vale la pena llenar de una vez:

• Embudo: dónde acaba la oportunidad. Si tienes un embudo aparte para lo que entra del sitio, indícalo; si no, se usa el embudo por defecto.
• Responsable: a quién se le asigna. Sin elegir a nadie, la oportunidad se reparte según las reglas de Kommo.
• Título: el nombre de la oportunidad, por ejemplo «Lead del quiz: cocinas».
• Etiquetas: marcas para filtrar después por quiz, por servicio o por fuente.

Más abajo se configura el envío de campos adicionales. Las respuestas a las preguntas entran en la oportunidad, así que el vendedor ve el presupuesto y la necesidad antes de llamar. Las capturas de cada paso están en la guía de Kommo.

Bitrix24: leads del sitio por webhook entrante

En Bitrix24 el lead se crea como lead. La conexión es un poco más larga que la de Kommo porque el portal pide crear un webhook entrante, pero LeadForms te va indicando cada paso.

1. Quiz → «Ajustes» → «Integraciones» → tarjeta de Bitrix24 → «Conectar».
2. Copia el dominio del portal de la barra del navegador —la parte de la dirección hasta la primera barra, del tipo b24-xxxxxx.bitrix24.com— y pégalo en el campo «URL de tu Bitrix24».
3. En la ventana aparecerá un enlace directo para crear el webhook en tu portal. Ábrelo, elige la tarjeta «Otro» y después «Webhook entrante». Entrante, justamente: el saliente funciona al revés y aquí no sirve.
4. En los permisos elige CRM y pulsa «Crear». Copia la URL del bloque «Generador de consultas»: tiene esta forma, https://tu-portal.bitrix24.com/rest/1/xxxxxxxx/profile.json.
5. Vuelve a LeadForms y pega la dirección en el campo «URL de ejemplo para la llamada REST». El dominio, el código de autorización y el ID de usuario se rellenan solos.
6. Si lo necesitas, indica el «ID del responsable»: el número de la persona que sale en la dirección de su ficha en Bitrix24, del tipo /company/personal/user/1/. Si lo dejas vacío, los leads van al propietario del webhook. Debajo puedes poner el título del lead.
7. Activa el interruptor «Activar Bitrix24» y guarda. Sin eso la integración no funciona, y es la causa más frecuente del «lo configuré y no llegan leads».

El orden completo con capturas está en la guía de Bitrix24.

Webhooks y ApiX-Drive: si tu CRM es otra

Para tu propio CRM, una hoja de cálculo o un servicio sin integración lista están los webhooks: a la URL que indiques LeadForms manda una petición POST con JSON en cada lead. Se configura en la misma pestaña «Integraciones», tarjeta Webhooks, y basta con indicar la dirección de tu receptor. El receptor debe responder con un estado HTTP correcto.

En el cuerpo de la petición llegan: answers, el arreglo de preguntas con sus respuestas; contacts, con nombre, teléfono, correo, dirección, comentario y mensajería, si se recogieron; created, la fecha del lead; result, el resultado del quiz, si se mostró; extra, con la URL de la página desde la que llegó el lead, el referer, las etiquetas UTM y las cookies; y aparte el id del lead, el id del quiz y el tiempo que tomó completarlo, en segundos. Con eso alcanza para crear la oportunidad de tu lado, poner una prioridad según las respuestas y ligar el lead a la campaña publicitaria por UTM. Si el quiz tiene el formulario en dos pasos, el webhook sale cuando el lead está completo; si alguien llenó solo el primer paso y no volvió, el lead puede salir unos sesenta segundos después con los datos parciales. La descripción de los campos y un ejemplo de receptor en PHP están en la guía de webhooks.

Si no tienes programador, el mismo resultado lo da ApiX-Drive: un servicio intermediario que conecta LeadForms con decenas de sistemas —desde CRM y Google Sheets hasta pasarelas de SMS— sin código. Basta con registrarte en ApiX-Drive y ligar las dos cuentas; hay una guía aparte en la sección de integraciones.

Procesar los leads del sitio: el esquema con el que no se pierde nada

Las integraciones no se excluyen entre sí: todos los canales activos reciben el lead al mismo tiempo. El esquema que funciona en una empresa pequeña se ve así.

• WhatsApp o Telegram: para enterarte del lead en el momento del envío y llamar en los primeros minutos.
• El correo al buzón común del área: respaldo y archivo para cuando el celular se quedó sin pila y la persona está de vacaciones.
• El CRM: el único lugar donde el lead tiene estado. Es por el CRM, y no por el chat, que se cuenta cuántos leads se tomaron en serio.

Tres reglas que cierran las pérdidas típicas:

1. Prueba la cadena con un lead de prueba antes de lanzar la publicidad: completa tú mismo el quiz y asegúrate de que el correo llegó, de que el mensaje en la mensajería llegó y de que la oportunidad se creó en el CRM con las respuestas. Cinco minutos de prueba ahorran una semana de leads perdidos.
2. Una vez al día compara la sección «Leads e informes» del panel con el CRM. Todos los leads se guardan ahí al margen de las integraciones; si en el CRM hay menos, busca en qué paso se rompió.
3. Asigna al responsable con una regla y no con un «el que lo vea primero»: el embudo y el responsable en Kommo, el ID del responsable en Bitrix24. Un lead sin dueño es la causa más frecuente de que «nadie devolvió la llamada».

Preguntas frecuentes

¿Se pueden recibir los leads al mismo tiempo en el correo, en WhatsApp y en el CRM?

Sí, los canales trabajan en paralelo. Cada integración activa recibe el lead justo después del envío del formulario, con las mismas respuestas y los mismos datos de contacto.

¿Qué llega en el correo y en la mensajería, solo el contacto o también las respuestas?

Los datos de contacto y todas las respuestas a las preguntas del quiz. El vendedor ve la necesidad, el plazo y el presupuesto antes de llamar, en vez de volver a averiguarlos.

¿Hace falta mi propio bot de Telegram y un token?

No. LeadForms tiene un bot listo: pulsas «Abrir Telegram» y «Start», y la conexión se confirma sola.

Los leads no se crean en Bitrix24 aunque el webhook está configurado. ¿Qué reviso?

Tres cosas: si el interruptor «Activar Bitrix24» está activo y los ajustes guardados; si pegaste justo la URL del «Generador de consultas» en el campo «URL de ejemplo para la llamada REST»; y si creaste un webhook entrante, no saliente, con permisos de CRM.

¿Dónde caen los leads si no hay ninguna integración configurada?

En la sección «Leads e informes» de tu panel: ahí se guardan siempre. Las integraciones solo los duplican donde a ti te resulta más cómodo trabajar. Pero sin avisos de un lead nuevo te enteras tarde, así que conviene activar de entrada al menos el correo o la mensajería.