Um lead que você só descobre no dia seguinte custa o mesmo que um respondido em um minuto, mas vira venda com menos frequência. Por isso o recebimento dos leads do site —seus clientes potenciais— deve ser configurado antes de lançar os anúncios e com o princípio de «no mínimo dois canais»: um para a velocidade e outro para o histórico. No LeadForms todos os canais são conectados no mesmo lugar —quiz → «Configurações» → «Integrações»— e cada lead sai na hora por todos os que estiverem ativos, com as respostas às perguntas e os dados de contato. A seguir está a ordem real para configurar o e-mail, os mensageiros, o Kommo, o Bitrix24 e os webhooks e, no final, o esquema com o qual nada se perde.
Leads do site no e-mail: configuração e teste
A mensagem chega assim que a pessoa envia o formulário; dentro vêm todas as respostas às perguntas e os dados que ela deixou. A configuração leva alguns minutos.
- Abra o quiz → «Configurações» → «Integrações» → cartão Email → «Conectar».
- No topo da janela está o e-mail da sua conta, com a caixa «Enviar os leads por e-mail para». Marque-a se quiser as mensagens nesse endereço.
- No campo «E-mails adicionais», digite um endereço e clique em «Adicionar». Repita para cada destinatário: o vendedor, o gestor, a caixa de entrada comum do comercial.
Os leads são enviados para todos os endereços da lista; para alguém deixar de recebê-los, apague o endereço dessa pessoa, e os demais não são afetados. Se as mensagens não chegam, verifique nesta ordem: a pasta de spam (os provedores às vezes deixam ali os primeiros e-mails; marque-os como «não é spam»); um erro de digitação no endereço; a seção «Leads e relatórios» do painel, porque se o lead está ali mas o e-mail não chegou, o problema é do e-mail e não do quiz; o servidor corporativo que filtra remetentes externos, então adicione uma caixa comum e compare. A versão completa está no guia de avisos por e-mail.
O e-mail é o canal do histórico: as mensagens podem ser pesquisadas, encaminhadas e guardadas por anos. Como canal único, funciona mal, porque um e-mail passa despercebido facilmente no meio de todos os outros.
Leads do site no WhatsApp e no Telegram: conexão em um minuto
O mensageiro é o canal da velocidade: o aviso chega ao celular no momento em que o formulário é enviado, e não é preciso deixar o painel aberto. O LeadForms envia os leads tanto para o WhatsApp quanto para o Telegram, e os dois cartões ficam na mesma aba «Integrações», sem programador. O Telegram é conectado em menos de um minuto porque o LeadForms tem o seu próprio bot: não são necessários tokens nem criar um bot separado.
- Abra o quiz → «Configurações» → «Integrações» → cartão Telegram → «Conectar».
- Clique em «Abrir Telegram»: abre-se o chat com o bot do LeadForms. Ali, toque em «Start».
- Na janela de configurações aparecerá «Aguardando conexão…»; o status é atualizado sozinho, e não é preciso fechar a janela.
A partir daí, cada lead chega a esse chat com as respostas e os dados de contato. Os detalhes estão no guia de avisos no Telegram. A limitação do mensageiro está no mesmo ponto que a sua força: as mensagens do chat sobem rápido, e uma semana depois encontrar um lead específico dá mais trabalho do que no e-mail ou no CRM.
CRM: leads do site no Kommo
Quando há mais leads do que cabem na cabeça de um vendedor, é preciso um CRM: ali cada lead tem status, responsável e histórico. A integração com o Kommo (antigo amoCRM) é conectada por autorização, sem chaves nem webhooks.
- Quiz → «Configurações» → «Integrações» → cartão do Kommo → «Conectar» e depois «Instalar a integração».
- Na janela pop-up, escolha a sua conta do Kommo e clique em «Permitir». Vai aparecer a mensagem de conexão estabelecida.
- Configure como os negócios são criados. Todos os campos são opcionais: sem mexer em nada, o negócio é criado com as regras padrão do Kommo.
O que vale a pena preencher logo:
- Funil: onde o negócio vai parar. Se você tem um funil separado para o que vem do site, indique-o; senão, é usado o funil padrão.
- Responsável: para quem o negócio é atribuído. Sem escolher ninguém, o negócio é distribuído de acordo com as regras do Kommo.
- Título: o nome do negócio, por exemplo «Lead do quiz: cozinhas».
- Tags: marcações para filtrar depois por quiz, por serviço ou por fonte.
Mais abaixo se configura o envio de campos adicionais. As respostas às perguntas entram no negócio, então o vendedor vê o orçamento e a necessidade antes de ligar. As capturas de tela de cada passo estão no guia do Kommo.
Bitrix24: leads do site por webhook de entrada
No Bitrix24 o pedido é criado como lead. A conexão é um pouco mais longa que a do Kommo porque o portal pede para criar um webhook de entrada, mas o LeadForms vai indicando cada passo.
- Quiz → «Configurações» → «Integrações» → cartão do Bitrix24 → «Conectar».
- Copie o domínio do portal na barra do navegador —a parte do endereço até a primeira barra, do tipo b24-xxxxxx.bitrix24.com— e cole no campo «URL do seu Bitrix24».
- Na janela aparecerá um link direto para criar o webhook no seu portal. Abra-o, escolha o cartão «Outro» e depois «Webhook de entrada». De entrada, justamente: o de saída funciona ao contrário e aqui não serve.
- Nas permissões, escolha CRM e clique em «Criar». Copie a URL do bloco «Gerador de consultas»: ela tem esta forma, https://seu-portal.bitrix24.com/rest/1/xxxxxxxx/profile.json.
- Volte ao LeadForms e cole o endereço no campo «URL de exemplo para a chamada REST». O domínio, o código de autorização e o ID do usuário são preenchidos sozinhos.
- Se precisar, indique o «ID do responsável»: o número da pessoa que aparece no endereço do perfil dela no Bitrix24, do tipo /company/personal/user/1/. Se deixar vazio, os leads vão para o dono do webhook. Abaixo você pode definir o título do lead.
- Ative a chave «Ativar Bitrix24» e salve. Sem isso a integração não funciona, e essa é a causa mais frequente do «configurei e os leads não chegam».
A ordem completa com capturas de tela está no guia do Bitrix24.
Webhooks e Zapier: se o seu CRM é outro
Para o seu próprio CRM, uma planilha ou um serviço sem integração pronta existem os webhooks: para a URL que você indicar, o LeadForms envia uma requisição POST com JSON a cada lead. A configuração fica na mesma aba «Integrações», cartão Webhooks, e basta indicar o endereço do seu receptor. O receptor deve responder com um status HTTP de sucesso.
No corpo da requisição chegam: answers, o array de perguntas com as respostas; contacts, com nome, telefone, e-mail, endereço, comentário e mensageiro, se foram coletados; created, a data do lead; result, o resultado do quiz, se foi exibido; extra, com a URL da página de onde veio o lead, o referer, os parâmetros UTM e os cookies; e, separadamente, o id do lead, o id do quiz e o tempo que a pessoa levou para concluir, em segundos. Isso basta para criar o negócio do seu lado, definir uma prioridade de acordo com as respostas e vincular o lead à campanha de anúncios pelos UTMs. Se o quiz tem o formulário em duas etapas, o webhook é enviado quando o lead está completo; se alguém preencheu só a primeira etapa e não voltou, o lead pode ser enviado uns sessenta segundos depois com os dados parciais. A descrição dos campos e um exemplo de receptor em PHP estão no guia de webhooks.
Se você não tem programador, o mesmo resultado vem do Zapier: no app do LeadForms, o gatilho “New Lead” envia cada lead para mais de 7.000 apps —de CRMs como HubSpot e Pipedrive ao Google Sheets e ao Slack— sem código. Basta aceitar o convite do LeadForms no Zapier, criar uma chave no painel e montar o Zap; o passo a passo está no guia do Zapier.
Processar os leads do site: o esquema com o qual nada se perde
As integrações não se excluem: todos os canais ativos recebem o lead ao mesmo tempo. O esquema que funciona em uma empresa pequena é assim.
- WhatsApp ou Telegram: para saber do lead no momento do envio e ligar nos primeiros minutos.
- O e-mail, na caixa comum do comercial: backup e arquivo para quando o celular ficou sem bateria e a pessoa está de férias.
- O CRM: o único lugar onde o lead tem status. É pelo CRM, e não pelo chat, que se conta quantos leads foram realmente trabalhados.
Três regras que fecham as perdas típicas:
- Teste a cadeia com um lead de teste antes de lançar os anúncios: responda você mesmo o quiz e confira se o e-mail chegou, se a mensagem no mensageiro chegou e se o negócio foi criado no CRM com as respostas. Cinco minutos de teste poupam uma semana de leads perdidos.
- Uma vez por dia, compare a seção «Leads e relatórios» do painel com o CRM. Todos os leads ficam salvos ali, independentemente das integrações; se no CRM há menos, procure em que passo a cadeia quebrou.
- Atribua o responsável por regra, e não no «quem vir primeiro»: o funil e o responsável no Kommo, o ID do responsável no Bitrix24. Um lead sem dono é a causa mais frequente de «ninguém retornou a ligação».
Perguntas frequentes
Dá para receber os leads ao mesmo tempo no e-mail, no WhatsApp e no CRM?
Sim, os canais trabalham em paralelo. Cada integração ativa recebe o lead logo depois do envio do formulário, com as mesmas respostas e os mesmos dados de contato.
O que chega no e-mail e no mensageiro: só o contato ou também as respostas?
Os dados de contato e todas as respostas às perguntas do quiz. O vendedor vê a necessidade, o prazo e o orçamento antes de ligar, em vez de perguntar tudo de novo.
Preciso do meu próprio bot do Telegram e de um token?
Não. O LeadForms tem um bot pronto: você clica em «Abrir Telegram» e em «Start», e a conexão é confirmada sozinha.
Os leads não são criados no Bitrix24, mesmo com o webhook configurado. O que verificar?
Três coisas: se a chave «Ativar Bitrix24» está ligada e as configurações salvas; se você colou exatamente a URL do «Gerador de consultas» no campo «URL de exemplo para a chamada REST»; e se você criou um webhook de entrada, e não de saída, com permissões de CRM.
Para onde vão os leads se nenhuma integração estiver configurada?
Para a seção «Leads e relatórios» do seu painel: eles sempre ficam salvos ali. As integrações só os duplicam onde é mais prático para você trabalhar. Mas sem avisos de lead novo você fica sabendo tarde, então vale a pena ativar logo de início pelo menos o e-mail ou um mensageiro.
