Una solicitud que no te sirve cuesta lo mismo que una buena: la pagaste con publicidad y con el tiempo del vendedor, que llamó, se enteró de que el presupuesto era la tercera parte del mínimo y colgó. Cuando un tercio de las solicitudes son así, el equipo de ventas deja de creer en los leads del sitio y empieza a llamar «cuando haya tiempo». La calificación de leads resuelve esto antes de la llamada: los criterios van en las preguntas del quiz, quien no encaja ve una pantalla de rechazo y quien sí encaja llega al CRM con sus respuestas. A continuación, cómo configurarlo.
Qué es un lead calificado
Un lead calificado es una solicitud que cumple los criterios con los que de verdad puedes vender. No hay una lista universal, pero en casi cualquier nicho funcionan cuatro criterios.
- Presupuesto. Hay un monto mínimo por debajo del cual el pedido no te conviene. Para un fabricante de cocinas es el precio del mueble más sencillo; para una constructora, el precio de entrada al proyecto.
- Plazo. «Lo pienso hacer dentro de un año» y «lo necesito este mes» son leads distintos. Al primero no hay que llamarlo hoy: hay que mandarle un correo dentro de unos meses.
- Necesidad. Si lo que la persona quiere coincide con lo que haces. Una empresa que construye casas de madera recibe solicitudes de casas de concreto, y una clínica de implantes, de blanqueamiento.
- Zona. Si trabajas donde está el cliente. Para servicios a domicilio, con instalación o con envío, es el primer filtro.
Anota qué valores de cada criterio pasan para ti y cuáles son rechazo. Tu tarea es llevarlos al quiz, para que las preguntas se hagan antes de la conversación.
Cómo poner los criterios de calificación en las preguntas del quiz
Cada criterio se convierte en una pregunta con opciones, entre las que hay opciones que pasan y opciones de rechazo. La redacción importa más de lo que parece: la pregunta no debe sonar a examen.
- Presupuesto: opciones de respuesta con rangos o un deslizador. No preguntes «¿Cuál es tu presupuesto?»: suena a interrogatorio. Mejor «¿Más o menos cuánto piensas invertir?», con opciones en las que el límite inferior del primer rango que pasa coincida con tu mínimo. Deja los rangos por debajo del mínimo: ellos son el filtro.
- Plazo: «¿Cuándo piensas empezar?»: este mes, en los próximos tres meses, este año, solo estoy viendo opciones. La última opción no es un rechazo, es una señal para atender ese lead de otra forma.
- Necesidad: la primera pregunta del quiz, «¿Qué te interesa?», con imágenes. Las opciones son solo lo que haces, más «Otro» con campo libre si quieres ver la demanda que no cubres.
- Zona: una lista desplegable con las ciudades donde trabajas y la opción «Otra ciudad». Si envías a todo el país, la pregunta sobra; si instalas o vas a domicilio, es obligatoria.
El orden: la necesidad primero (es la más fácil), la zona después, y el plazo y el presupuesto hacia el final, cuando la persona ya le dedicó un minuto al quiz. En total el quiz debe quedarse en 4–6 preguntas, así que si cuatro son de calificación, para lo que le sirve al cliente quedan una o dos. Eso está bien para servicios caros y es demasiado para los baratos: ahí bastan la necesidad y el presupuesto.
Otro tema es cómo usar esas mismas respuestas para hacer ofertas distintas a grupos distintos, y no solo para filtrar a quien no encaja. Lo explicamos en el artículo cómo segmentar leads con un quiz.
Lógica condicional: caminos distintos para quien encaja y quien no
La lógica condicional permite mostrar una pregunta solo con ciertas respuestas a las anteriores. Para calificar leads funciona en dos sentidos.
Preguntas de detalle solo para quien encaja. Si la persona eligió «Otra ciudad», no tiene sentido preguntarle por los metros y los plazos: más adelante le espera un rechazo. En el editor de la pregunta, en la pestaña «Lógica condicional», activas la lógica y defines la condición: mostrar la pregunta «¿Cuándo piensas empezar?» solo si en la pregunta de la zona se eligió una de tus ciudades. Puede haber varias condiciones, unidas con «Y» u «O». Los detalles están en la guía de lógica condicional de preguntas.
Un camino corto para quien no encaja. Quien no pasa el primer criterio llega al final en dos preguntas y no pierde ni su tiempo ni el tuyo.
El formulario de contacto también puede cambiar según las respuestas. Con el botón «Agregar formulario» se crea un segundo formulario, y en su pestaña «Lógica condicional» se activa «Mostrar el formulario solo si se cumple una condición», según las respuestas a las preguntas o según el resultado del quiz. Así, a quien encaja le muestras un formulario con teléfono, y a quien «solo está viendo opciones», un formulario solo con correo para tu boletín. El formulario sin condiciones queda como formulario por defecto. Cómo se hace, en la guía del formulario de contacto según las respuestas.
Pantalla de rechazo: cómo no tomar una solicitud con amabilidad
A quien no encaja no hace falta mostrarle el formulario de contacto: un teléfono al que el vendedor no va a llamar solo ensucia tu base. Para eso el quiz tiene un tipo de final aparte, la «Pantalla de rechazo». Se configura en cuatro pasos.
- En el paso «Formulario de contacto», presiona «Agregar formulario»: la pantalla de rechazo va asociada a un formulario propio.
- En el formulario nuevo, abre la pestaña «Lógica condicional», activa «Mostrar el formulario solo si se cumple una condición» y define la condición de rechazo: la pregunta y la respuesta con las que no quieres la solicitud. Por ejemplo, «Zona» = «Otra ciudad» o «Presupuesto» = el rango por debajo de tu mínimo.
- Ve al paso «Pantalla de gracias». Ahora hay dos: la primera va con el formulario principal y la segunda, con el formulario que tiene la condición.
- Abre la segunda pantalla y, en el bloque «Tipo de pantalla final», elige «Pantalla de rechazo». Pon un título, un subtítulo y, si quieres, una imagen.
Quien cumpla la condición verá la pantalla de rechazo en lugar del formulario y de la pantalla de gracias habitual, sin que se le pidan datos. El texto no debe ser «no nos sirves», sino «trabajamos en Ciudad de México y su área metropolitana; si tu proyecto está ahí, escríbenos» o «nuestros proyectos empiezan a partir de cierto monto; para presupuestos menores, mira estas soluciones listas», con un enlace. Un rechazo con explicación y alternativa no daña tu reputación, a diferencia de una solicitud a la que nadie le devolvió la llamada. La guía completa está en cómo configurar la pantalla de rechazo.
Las condiciones de rechazo deben ser estrictas solo en los criterios con los que seguro no vas a vender. Un plazo de «dentro de un año» no es motivo de rechazo: es motivo para un segundo formulario con correo y un mensaje dentro de unos meses.
Calificación de leads en ventas: las respuestas en el CRM
Filtrar es la mitad del trabajo. La otra mitad es que el vendedor vea las respuestas del lead calificado antes de llamar y no repita las mismas preguntas. Las integraciones de LeadForms envían las respuestas junto con el contacto.
- Kommo. La oportunidad se crea automáticamente; en la configuración de la integración defines el embudo, el responsable, el título y las etiquetas. Las etiquetas son útiles para calificar: una etiqueta propia para el quiz con filtro, para ver esas oportunidades en la lista. La configuración está en la guía de Kommo.
- Bitrix24. El lead se crea con el webhook entrante del portal, el responsable se indica con el ID del usuario y puedes definir el título del lead. Los pasos están en la guía de Bitrix24.
- Webhooks. Para tu propio CRM o una hoja de cálculo: a tu URL llega un JSON donde el arreglo answers trae todas las preguntas con sus respuestas, contacts trae los datos de contacto y extra, las etiquetas UTM y la dirección de la página. Con las respuestas puedes asignar prioridad o repartir los leads entre vendedores de forma automática. El formato está descrito en la guía de webhooks.
Acuerda con ventas un protocolo: un lead con presupuesto por encima del umbral y plazo «este mes», llamada en menos de una hora; un lead «este año», correo y llamada a la semana; «solo estoy viendo opciones», solo boletín. Sin protocolo, la calificación en el quiz no cambia nada: el vendedor de todas formas llama a todos en orden de llegada.
Cómo comprobar que el filtro funciona
Después del lanzamiento, mira dos indicadores. El primero es el reporte «Dónde se pierde la gente» de la analítica interna: si en la pregunta del presupuesto se va una cantidad desproporcionada de gente, la pregunta suena a examen o está demasiado pronto. El segundo es la proporción de solicitudes que ventas considera calificadas, antes y después de la calificación. Se cuenta a mano en el CRM durante dos o tres semanas.
Si hay más leads calificados y bajó el total de solicitudes, es lo esperado: dejaste de pagar por llamadas que terminaban en rechazo. Si el total bajó más que el número de solicitudes que no servían, el filtro es demasiado estricto: suaviza las condiciones de rechazo y deja solo el criterio decisivo.
Preguntas frecuentes
¿La pregunta del presupuesto no espanta a quien sí está dispuesto a pagar?
No espanta la pregunta, sino la redacción y el lugar. Pregunta por un rango y no por un monto exacto, ponla hacia el final y explica para qué sirve: «para proponerte opciones dentro de tu presupuesto». El cliente que encaja responde con calma: a él también le interesan opciones a su alcance.
¿Qué es mejor: la pantalla de rechazo o tomar el contacto y no llamar?
La pantalla de rechazo. Un contacto que tomaste e ignoraste es una persona que esperó una llamada que nunca llegó. Un rechazo con explicación y alternativa deja una buena impresión y no ensucia el CRM.
¿Cuántas preguntas de calificación puede tener un quiz?
De dos a cuatro, de un total de 4–6. Deja solo los criterios con los que de verdad rechazas o cambias la oferta. La zona no la necesitan todos; el presupuesto, casi todos; el plazo no define el rechazo, sino el orden de atención.
¿Se pueden enviar al CRM solo los leads calificados?
Sí, de forma indirecta: quien no encaja ve la pantalla de rechazo y no deja su contacto, así que no llega al CRM. Si necesitas un reparto más fino, por ejemplo a embudos distintos según las respuestas, se hace con un webhook y lógica de tu lado.
¿Qué hago con los leads que «solo están viendo opciones»?
No los rechaces ni los llames. Muéstrales un segundo formulario solo con correo, manda el contacto a Mailchimp o Brevo a través de Zapier y programa un correo para dentro de unas semanas. Una parte de esas personas vuelve cuando llega su momento, y ya con confianza.
